Om Exio

Exio Bolig og Exio Næring driftes og leveres av Exio AS, organisasjonsnummer 933 638 308. Tjenestene tilbys til styrer i boligselskap og tilsvarende sammenslutninger, samt til næringskunder som benytter Exios digitale løsninger for administrasjon, drift og kommunikasjon i næringseiendommer.

Brukere av Exio kan være eiere, beboere, styremedlemmer, leietakere, ansatte eller andre representanter knyttet til bolig- eller næringseiendommer som har avtale med Exio.

Exio er en digital tjeneste som effektiviserer kommunikasjonen og forvaltningen av eiendom – både i bolig- og næringssegmentet.
Tjenesten er tilgjengelig både via nettsiden og gjennom appen Exio for iOS og Android.

Din bruk av Exio forutsetter behandling av dine personopplysninger i løsningen, og at det eksisterer en gyldig avtale mellom Exio AS og den bolig- eller næringsaktøren du er tilknyttet.

1. Generelt

Exio AS ("vi", "oss", eller "vår") er forpliktet til å beskytte og respektere ditt personvern i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR). Denne dokumentasjonen beskriver hvordan vi behandler personopplysninger som vi innhenter gjennom vår virksomhet, og gir deg informasjon om brukervilkårene for tjenesten.

2. Datainnsamling og lovlige grunnlag

Vi samler inn personopplysninger når du:

• Registrerer deg for tjenestene våre.

• Kontakter oss direkte via e-post eller telefon.

• Besøker nettsiden vår.

For å knytte deg mot riktig juridisk enhet og sikre kommunikasjon mellom beboer, styret og boligselskapet, samler vi inn følgende personopplysninger ved innlogging:

• Fødsels- og personnummer (Grunnlag: Samtykke og juridisk forpliktelse).

• E-postadresse, navn, adresse, telefonnummer, og samtykker til bruk av spesifikke tjenester eller kommunikasjonsmetoder (Grunnlag: Samtykke).

Ved første innlogging opprettes en bruker, og dette anses som din aksept av våre brukervilkår.

I Exio Næring kan det i tillegg samles inn opplysninger relatert til leieforhold, kontaktpersoner hos næringsleietakere, driftsmeldinger og bestillinger knyttet til eiendomsforvaltning. Grunnlaget for behandlingen er samtykke og/eller avtale.

3. Bruk av informasjon

Informasjonen vi samler inn brukes til følgende formål:

• Å levere og forbedre våre tjenester.

• Å svare på dine forespørsler eller spørsmål.

• Å sende viktig informasjon relatert til tjenestene du bruker.

• Å knytte din brukerkonto mot riktig juridisk enhet innen boligselskapet eller næringsaktøren.

• Å sikre effektiv kommunikasjon mellom deg, styret og boligselskapet – eller mellom deg og næringseiendomsforvalter.

- Å levere og forbedre tjenester rettet mot næringskunder, inkludert administrasjon av eiendom, kommunikasjon med leietakere og oppfølging av drift og service.

For å sikre effektiv kommunikasjon, kan vi kontakte deg via:

• Pushvarsler i appen for viktige oppdateringer eller påminnelser.

• SMS for kritiske meldinger eller tidsfølsom informasjon.

• E-post for mer detaljert informasjon eller dokumenter relatert til boligselskap eller næringsaktør.

Ved å bruke tjenesten aksepterer du at kommunikasjon kan foregå gjennom en eller flere av disse kanalene, basert på relevansen og hastigheten av informasjonen som skal deles. Du kan administrere enkelte preferanser for kommunikasjon gjennom dine brukerinnstillinger i appen.

4. Underleverandører og databehandlere

For å kunne tilby og forbedre våre tjenester, kan vi utveksle personopplysninger med nøye utvalgte underleverandører:

• Vipps: Brukes for å identifisere brukeren mot riktig boligselskap og enhet.

• Apphuset As: Vårt utviklerteam som bistår med teknologiske løsninger.

• Microsoft Azure: Lagringsplattformen der all vår data lagres.

• Google Firebase: Lagrer meldinger knyttet til brukere, men kun navn og enhet.

• PropCloud AS: Brukes for å hente opplysninger om boligselskaper, enheter, styret og beboere.

• Broker AS: Brukes i forbindelse med Deals og sending av personopplysninger dersom brukeren samtykker for bestilling av et produkt i applikasjonen.

Dette gjelder også underleverandører som bistår med tjenester for næringssegmentet, slik som teknisk drift, kontraktsoppfølging og vedlikehold.

Vi har inngått strenge databehandleravtaler med alle underleverandører for å sikre at personopplysninger behandles i samsvar med GDPR.

5. Automatisering av brukerstatus ved flytting

Når en beboer eller næringsleietaker flytter ut av en enhet eller et lokale tilknyttet våre bolig- eller næringskunder, oppdateres brukerstatusen automatisk basert på tinglyste dokumenter og fødselsnummer. Denne prosessen sikrer at brukeren ikke lenger har tilgang til informasjon eller dokumenter som ikke lenger er relevante, og bidrar til korrekt administrasjon.

6. Publisering av innhold

Alt innhold som publiseres gjennom Exio, skjer under fullt navn eller en rolle du innehar (for eksempel «styremedlem»). Du er ansvarlig for innholdet du publiserer, og dersom du publiserer på vegne av styret eller en organisasjon, er det disse som har det juridiske ansvaret for innholdet.

Innhold som publiseres på Exio skal:

• Være saklig og høflig.

• Unngå personsjikane, injurierende uttalelser eller annet upassende innhold.

Styret i boligselskapet eller ansvarlig forvalter i næringseiendom har rett til å moderere innhold på Exio, inkludert å fjerne innlegg som vurderes som upassende eller i strid med retningslinjene. Ved å bruke Exio og publisere innhold aksepterer du disse retningslinjene og deres rett til moderasjon.

7. Lagring og sletting av personopplysninger

Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for de formål de ble samlet inn for, men ikke lenger enn 12 måneder etter at brukerkontoen blir inaktiv eller tilknytningen til Exio avsluttes.
Informasjon knyttet til tinglysning eller eierskapsendring slettes automatisk ved bekreftet flytting.

8. Dine rettigheter under GDPR

Du har rett til:

• Innsyn, retting, og sletting av dine personopplysninger.

• Begrensning av eller innsigelse mot behandling.

• Å trekke tilbake samtykke når som helst.

For å utøve dine rettigheter, kontakt oss på personvern@exio.no
For PropCloud kontakt: haakon@propcloud.no / https://www.propcloud.no/privacy-policy
For Broker AS kontakt: privacy.vismarealestate@visma.com

9. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen og brukervilkårene fra tid til annen. Vi vil varsle deg om vesentlige endringer, men oppfordrer deg også til å lese erklæringen jevnlig.

10. Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om denne erklæringen eller våre personvernpraksiser, vennligst kontakt oss på:

• E-post: personvern@exio.no